NUPIs personvernerklæring

Publisert: 9. apr. 2018

Personvernerklæringen beskriver hvordan Norsk Utenrikspolitisk Institutt (NUPI) samler inn og bruker personopplysninger generelt.

1. Behandlingsansvarlig

NUPI, ved direktøren, er ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

2. Personvernombud

NUPI har et internt personvernombud, som skal påse at ledelsen følger kravene til personvern i behandling av personopplysninger om ansatte og brukere. Ombudet har en uavhengig rolle.

NUPI har Norsk Senter for Forskningsdata (NSD) som personvernombud for forskning. Det interne personvernombudet er også bindeledd mellom instituttet og NSD, og skal tilse at NUPIs forskningspraksis til enhver tid er i tråd med personvernforordningen.

3. Nettbasert behandling av personopplysninger

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev, påmelding til arrangementer, osv. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. Samtykket kan til enhver tid trekkes tilbake ved å sende epost til seminar@nupi.no

Personopplysningene lagres i maksimum 6 måneder av sikkerhetshensyn og for halvtårsrapportering til Kunnskapsdepartementet som er NUPIs eier.

3.1 Webanalyse og informasjonskapsler (cookies)

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker NUPIs nettsider. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics

Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin) for å registrere hvordan unike besøkende bruker vårt nettsted. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om bruk av nettstedet til en enkeltperson.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. NUPI bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.

3.2 Søk

NUPI lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder i eZ Systems og Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og dette kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, for eksempel til IP-adressene.

3.3. Del-tjenesten

Funksjonen "Del med andre" kan brukes til å videresende lenker til nettstedet på e-post, eller til å dele innholdet i sosiale medier. Opplysninger om bruken av denne funksjonen logges ikke hos oss. Vi kan imidlertid ikke garantere at de ulike sosiale mediene ikke logger disse opplysningene. Alle slike tjenester bør derfor brukes med vett. Dersom besøkende på NUPIs nettsted benytter e-post funksjonen, bruker vi bare de oppgitte e-postadressene til å sende meldingen videre uten noen form for lagring.

4.Nyhetsbrev

Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev og informasjon om NUPIs arrangementer for alle som ønsker det. For at vi skal sende e-post til riktig person, må vi registrere navn og e-postadresse. Disse opplysningene deles ikke med andre virksomheter, og slettes når vi får beskjed om at personen ikke lenger ønsker å motta informasjon fra oss. Opplysningene slettes også om vi får tilbakemelding om at e-postadressen ikke lenger er aktiv.

NUPI bruker eksterne leverandører for å samle inn og lagre disse opplysningene.

5. Arrangementer

Ved påmelding til seminarer og arrangementer ber vi den enkelte om å registrere navn, organisasjon, e-post og bransje. Med unntak av navn og organisasjon, som i visse tilfeller kan bli publisert på deltakerlister dersom det gis eksplisitt samtykke fra den enkelte, deles ikke disse opplysningene med andre. Opplysningene samles inn av sikkerhets- og rapporteringshensyn, samt for å kunne gi informasjon om arrangementet.

NUPI bruker eksterne leverandører for å samle inn og lagre disse opplysningene.

6. Elektronisk rekrutteringsverktøy

Søknader til stillinger på NUPI går gjennom jobbsøkerportalen JobbNorge. Søkere informeres om NUPIs rutiner på personvernområdet, og hvilke opplysninger som kan/vil bli lagret om den ansatte under arbeidsforholdet, samt om innsynsrett og rett til å få rettet og supplert data. Denne informasjonen går ut til alle søkere i den skriftlige bekreftelsen på at søknaden er mottatt.

7.Personalopplysninger

Som arbeidsgiver lagrer NUPI opplysninger om ansatte for å administrere lønn og øvrig personalansvar. Personopplysningene lagres så lenge det er nødvendig for arbeidsforholdet. NUPI har leverandøravtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om bruk av systemene SAP, Agresso og Contempus

8.Den registrertes rettigheter

Personer som har registrert seg i NUPIs systemer, har rett til å få en bekreftelse på at opplysninger om vedkommende behandles og dersom dette er tilfelle, en kopi av opplysningene som NUPI har registrert om vedkommende.

Den registrerte har rett til å protestere mot NUPIs behandling av opplysninger om vedkommende. Hvis det viser seg at opplysningene er uriktige eller ufullstendige, eller om NUPI behandler personopplysninger vi ikke har grunnlag for å behandle, har den registrerte rett til å kreve at NUPI retter, supplerer eller sletter disse opplysningene innen 30 virkedager etter at vi har mottatt henvendelse om dette. Den registrerte har rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses i perioden det tar NUPI å kontrollere riktigheten av behandlingen. Den registrerte har rett til å motta personopplysninger om seg selv som vedkommende har gitt til NUPI, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format og rett til å overføre nevnte opplysninger til en annen behandlingsansvarlig.

For å utøve dine rettigheter, kontakt post@nupi.no

Den registrerte har også rett til å klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med de til enhver tid gjeldende personvernregler.

NUPI overleverer ikke registrerte personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig, eller til land utenfor EU/EØS.

9.Hvordan håndtere informasjonskapsler i din nettleser

www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.

10. Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig: Norsk utenrikspolitisk institutt, post@nupi.no

Postadresse:

NUPI, C.J. Hambros pl 2D

PB 8159 Dep
0033 OSLO

Internt personvernombud: Seniorrådgiver Unni Rørslett, unnir@nupi.no